Gestione documentale: organizza, firma e conserva
Dalla ricerca di un file alla sottoscrizione di una pratica, puoi dare continuità al lavoro sui tuoi documenti, nella tua azienda o nel tuo studio. Con Exacom valuti soluzioni per archiviazione, firma e conservazione, a partire dalle attività che vuoi digitalizzare.
Esplora gli strumenti per il documento e la pratica
Il documento che consulti nell’archivio può anche essere sottoscritto o far parte di una pratica da approvare. Puoi valutare con Exacom gli strumenti per queste attività e il servizio di conservazione per ciò che devi mantenere nel tempo.
Trova i documenti e consulta le loro revisioni
Per consultare i file dell’archivio puoi usare criteri come titolo, data, tipo di documento e parole chiave. Lo storico delle versioni ti permette di recuperare anche le modifiche precedenti, oltre al documento corrente.
Per gestire i documenti di vendita e acquisto prodotti dai gestionali Zucchetti, con Exacom puoi valutare Infinity DMS: il software Zucchetti per la gestione e l’archiviazione documentale.
Fotografia: una persona consulta un fascicolo amministrativo digitale dal computer. Nessuna schermata di prodotto.
Sottoscrivi con un dispositivo o con la firma remota
Per firmare digitalmente i tuoi documenti, puoi valutare con Exacom modalità basate su un dispositivo USB oppure sulla firma remota. La scelta riguarda il modo in cui accedi al certificato e autorizzi la sottoscrizione.
Con un dispositivo di firma, il certificato è sul supporto che utilizzi dal computer. Nella firma remota è custodito dal certificatore: autorizzi l’operazione con le credenziali e i codici previsti dal servizio.
Fotografia panoramica: un computer, un dispositivo USB e un telefono su una scrivania, per rappresentare modalità diverse di firma. Nessun marchio o interfaccia software.
Coordina lo scambio e l’approvazione delle pratiche
Quando lavori su documenti da approvare e sottoscrivere, puoi riunire queste attività in una pratica digitale. Con Exacom puoi valutare SignBook di Zucchetti per gestire lo scambio dei documenti e il processo di firma.
Gli inviti alla sottoscrizione possono arrivare al destinatario via e-mail o SMS, secondo i servizi utilizzati. La pratica si apre da computer, tablet o smartphone: puoi coinvolgere il firmatario anche a distanza.
Illustrazione concettuale: una pratica digitale condivisa fra un ufficio e un firmatario esterno, con passaggi di approvazione e sottoscrizione. Nessuna schermata di prodotto.
Mantieni reperibili i documenti da conservare nel tempo
Contratti firmati digitalmente, documenti fiscali e pratiche amministrative sono esempi per cui puoi valutare un servizio di conservazione. Integrità e reperibilità nel tempo sono obiettivi da considerare insieme alle tipologie di documenti da trattare.
Per i documenti fiscali prodotti dal gestionale, Exacom presenta Conservazione Zucchetti. Puoi parlarne con noi per valutare il servizio in relazione ai documenti che gestisci.
Diagramma da realizzare: documenti fiscali e contratti destinati a un archivio di conservazione consultabile nel tempo. Nessun automatismo fra software rappresentato.
Fotografia: un consulente e un cliente osservano una pratica digitale su un portatile. Nessuna schermata di prodotto.
Rivolgiti a noi anche dopo l’adozione
Exacom offre assistenza per la gestione documentale, la firma e la conservazione, anche attraverso i propri partner.
Valuta con Exacom la gestione dei tuoi documenti
Parlaci dei documenti e delle pratiche che vuoi gestire nella tua azienda o nel tuo studio, anche per richiedere una demo a Exacom. Discuteremo con te le necessità e ti orienteremo verso la soluzione che riteniamo più adeguata.
Domande sulla digitalizzazione dei documenti
Sì, puoi valutare strumenti di acquisizione e catalogazione anche per i documenti cartacei digitalizzati. Formati e modalità di importazione entrano nella valutazione della soluzione per il tuo archivio.
La scelta dipende dai documenti e dal processo di sottoscrizione. Le soluzioni per le pratiche digitali possono prevedere firme elettroniche semplici, avanzate o qualificate, con modalità di riconoscimento dei firmatari da valutare insieme alla firma.
Sì, esistono soluzioni che riuniscono più documenti nella stessa pratica e ne prevedono la sottoscrizione da parte di più firmatari. Questa composizione è uno degli elementi da considerare nella scelta dello strumento.
Sì, puoi valutare un archivio che distingua i permessi di accesso da quelli di modifica, assegnandoli a singoli utenti o a gruppi. Queste autorizzazioni rientrano nella scelta di come condividere i documenti con collaboratori, clienti o fornitori.